|
|
|
|
Cursus Word |
|
go to : Index - vorige - volgende |
|
|
|
|
Les 24 |
Filteren en sorteren van gegevens |
|
|
|
|
Een bereik selecteren bij "Afdruk Samenvoegen" |
In Word kunnen we bepaalde criteria ingeven waarmee we onze lijsten kunnen filteren. |
Stel, je hebt bijvoorbeeld 5000 computerartikelen die onderverdeeld zijn in verschillende categorieën: |
computers, printers, software, scanners, etc... . Dan kunnen we enkel de artikelen weergeven waarin we zijn geïnteresseert, bvb printers. |
We kunnen ook filteren op een bereik, bvb de eerste 50 artikelen uit onze databank. |
En dit is het eerste wat we gaan doen. |
|
In de versies 2003 en XP, om een bereik te selecteren klikken we de knop "Samenvoegen naar printer" in de "Afdruk samenvoegen" werkbalk. |
Dit opent het dialoogvenster "Samenvoegen naar printer": |
|
In het vak "Van:" (From:) typen we 1 |
In het vak "tot:" (To:) typen we 50 |
We klikken op OK. |
|
In de versies 2000 en '97, klikken we de "Merge" knop in de "Afdruk samenvoegen" werkbalk. |
Dit opent het "Merge" dialoogvenster : |
|
In de sectie "Records to be merged" kiezen we de "From" optie, en typen in het vak "Van:" en "tot:" de nummers van de records. |
Klik de knop "Merge" |
|
Gegevens filteren bij "Afdruk Samenvoegen" (2003 en XP) |
We kunnen ook filteren op gegevens die aan bepaalde voorwaarden al dan niet voldoen. |
Stel we willen in onze lijst alle artikelen waarvan de aankoopprijs groter is dan 900 Euro. |
Hiervoor klikken we de knop "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" (Mail Merge Recipients) , in de werkbalk "Afdruk samenvoegen" |
Het dialoogvenster "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" opent. |
|
We klikken op het pijltje naast "Aankoopprijs". |
En kiezen voor (Geavanceerd...) in de dropdown menu. |
In het Queryopties dialoogvenster kiezen we het tabblad "Recordselectie" |
|
|
En geven in de drie bovenste invulvakken onze criteria in. |
Eventueel kan je nog meerdere criteria ingeven in de vakken daaronder. |
Klik OK. |
|
In het dialoogventer "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" dat weer verschijnt, zien we nu slechts onze gefilterde artikelen. |
|
Klik nogmaals op OK |
Klik de knop "Samenvoegen naar nieuw document" (Merge to new document) , in de werkbalk "Afdruk samenvoegen", om de lijst te zien. |
Klik Bestand - Opslaan in de menubalk, als je de lijst wil bijhouden. |
|
Gegevens filteren bij "Afdruk Samenvoegen" (2000 en '97) |
Om gegevens te filteren in de versies 2000 en '97 klik je de "Merge"-knop in de "Mail Merge" werkbalk |
Klik de knop "Query Options in het dialoogvenster. |
|
|
En kies het "Filter Records" tabblad. |
|
|
Stel je veldnaam in en je vergelijkingsoperatoren. |
Klik op OK |
En klik "Merge" |
En, indien je het wenst, sla je het bestand met de nieuwe lijst op. |
|
Gegevens sorteren bij "Afdruk Samenvoegen" (2003 en XP) |
We kunnen ook onze items uit de gegevensbank sorteren. |
Dit is bijna hetzelfde als filteren, alleen kiezen we het tabblad "Records sorteren" in het dialoogvenster "Queryopties. |
Dus we klikken de knop "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" (Mail Merge Recipients) , in de werkbalk "Afdruk samenvoegen" |
Het dialoogvenster "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" opent. |
Om bvb te sorteren op "Leverancier", klikken we het pijltje, en kiezen voor (Geavanceerd...) in de drop-down menu. |
|
We kiezen dus nu, zoals eerder gezegd, het tabblad "Records sorteren". |
|
|
Ook hier hebben we verschillende instellingen die we kunnen ingeven om op te sorteren. |
Wanneer je tevreden bent, klik je op OK. |
En klik, nogmaals op OK |
That's it. |
|
Gegevens sorteren bij "Afdruk Samenvoegen" (2000 en '97) |
Om gegevens te sorteren in de versies 2000 en '97 klik je de "Merge"-knop in de "Mail Merge" werkbalk |
Klik de knop "Query Options in het dialoogvenster. |
En kies het "Sort Records" tabblad. |
|
Geef je sorteercriteria in, en druk op OK. |
style="display:inline-block;width:120px;height:90px"
>
|
Klik op "Merge" in het volgende dialoogvenster, om het resultaat te zien. |
Klik de "Afdrukken" knop in de standaard werkbalk, indien je de lijst wil afprinten. |
Klik de "Opslaan" knop indien je het document wil opslaan. |
|
Filter en sorteer opties verwijderen |
Wanneer je de filter en sorteer opties wil verwijderen in de versies 2003 en XP, klik je op de knop "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" (Mail Merge Recipients) , in de werkbalk "Afdruk samenvoegen".
Het dialoogvenster "Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen" opent.
We klikken op gelijk welk pijltje naast een item, en kiezen voor (Geavanceerd...) in de dropdown menu.
Wens je Filters te verwijderen selecteer je het tabblad, en klik je op de knop "Alles wissen"(Clear All)
Idem dito om sorteeropties te verwijderen. |
|
|
Wanneer je de filter en/of sorteer opties wil verwijderen in de versies 2000 en '97, klik je de "Merge"-knop in de "Mail Merge" werkbalk. |
Klik de knop "Query Options in het dialoogvenster. |
En kies het tabblad "Filter Records" of "Sort Records". |
Klik op de knop "Clear All" |
|
|
Index - vorige - volgende |